1. Inleiding

Bescherming van de persoonlijke levenssfeer van onze opdrachtgevers en de bezoekers van mijn website is voor ons een vanzelfsprekende zaak. Persoonlijke gegevens worden dan ook door Hospes Coaching met de grootst mogelijke zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid behandeld en naar beste kunnen beveiligd.

Wij respecteren dus jouw privacy en persoonlijke levenssfeer, maar soms hebben we persoonlijke gegevens van jou nodig. In deze verklaring lees je welke gegevens wij gebruiken en hoe wij deze gegevens opslaan, beschermen en verwerken. Deze privacyverklaring is van toepassing op onze website https://hospescoaching.nl en https://weerbaarfriesland.nl, welke een onderdeel is van Hospes Coaching.

Wij behandelen jouw persoonlijke gegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de Relevante Wetgeving).

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 0p 25-01-2021 (versie 2.1).

De persoonsgegevens worden verwerkt door Geeske Hospes, eigenaar van Hospes Coaching.

  1. Jouw toestemming

We kunnen jouw gegevens op verschillende momenten bewaren, zoals wanneer je je kind aanmeld op Weerbaar Friesland voor een training, wanneer er behandeling of coaching plaats vindt of als je contact met ons opneemt. Wij mogen jouw gegevens verwerken, omdat we jouw toestemming vragen via deze privacyverklaring. Bovendien hebben we jouw gegevens nodig om de overeenkomst tussen jou en ons uit te voeren. Als je ervoor kiest om je gegevens niet te doelen, dan kunnen wij onze diensten helaas niet aan jou leveren.

Verder zullen we jouw gegevens niet zonder jouw toestemming verwerken, tenzij we daartoe wettelijk verplicht zijn.

  1. Verwerking en gebruik van je persoonsgegevens 

Voor een behandeling is het noodzakelijk dat wij, als jouw behandelaar, een dossier aanleg. Dit is ook een wettelijke plicht opgelegd door de WGBO. Je dossier bevat aantekeningen over de gezondheidstoestand en gegevens over de uitgevoerde onderzoeken en behandelingen. Aan verdere verwerking van persoonsgegevens kun je denken aan:

  • NAW-gegevens
  • Contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummers
  • Geboortedatum en -plaats
  • Geslacht
  • Inhoud van communicatie
  • IP-adres

Ook worden in het dossier gegevens opgenomen die voor jouw behandeling noodzakelijk zijn en die wij, na je expliciete toestemming, heb opgevraagd bij een andere zorgverlener bijvoorbeeld bij de huisarts.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens  die verwerkt worden:

  • Burgerservicenummer (alleen bij beschikkingen volgens de Jeugdwet)
  • gegevens van gezinsleden/ cliënt die betrekking hebben op de hulpvraag van de cliënt, waaronder mogelijk:
  • gegevens over de gezondheid
  • gegevens over de ontwikkeling
  • gegevens over onderwijs/ school
  • gegevens over godsdienst/levensovertuiging
  • gegevens over strafrechtelijk verleden
  • gegevens over economische status
  • gegevens over familiaire relaties/ gezinssamenstelling
  • gegevens over opleidingen/scholen
  • gegevens over gezag

Deze gegevens worden alleen verwerkt indien deze van belang zijn van de geboden behandeling.

Wij doen ons best om jouw privacy te waarborgen. Dit betekent onder meer dat wij:

  • zorgvuldig omgaan met je persoonlijke en medische gegevens,
  • er voor zorgen dat onbevoegden geen toegang hebben tot jouw gegevens

Wij hebben een wettelijke geheimhoudingsplicht (beroepsgeheim).

De gegevens uit jouw dossier kunnen ook voor de volgende doelen gebruikt worden:

  • Om andere zorgverleners te informeren, bijvoorbeeld als de therapie is afgerond of bij een verwijzing naar een andere behandelaar. Dit gebeurt alleen met jouw expliciete toestemming.
  • Voor het gebruik voor waarneming, tijdens mijn afwezigheid,
  • of voor het geanonimiseerde gebruik tijdens intercollegiale toetsing.
  • Het innen van gelden en het nemen van incassomaatregelen.
  • Nakoming van wettelijke verplichtingen.
  • Het voeren van geschillen.
  • Het kunnen aanbieden van gepersonaliseerde advertenties en informatie op de website.
  • Onderhouden van contact.
  • Een goede en efficiënte dienstverlening.
  • Het verrichten van administratieve handelingen.

Als wij vanwege een andere reden gebruik wil maken van deze gegevens, dan zullen wij je eerst informeren en expliciet jouw toestemming vragen.
Uw persoonsgegevens zullen niet verstrekt worden voor commerciële of goede doelen.

Deze gegevens in het cliëntendossier blijven zoals in de wet op de behandelovereenkomst wordt vereist 20 jaar bewaard.

  1. Gasttrainers/begeleiders

Aan de mensen die co-trainer zijn voor Weerbaar Friesland of aan collega-therapeuten die begeleiding geven in opdracht van Hospes Coaching, is het strikt verboden om de gegevens van deelnemers en opdrachtgevers die zij in het kader van hun werkzaamheden voor Hospes Coaching en/of Weerbaar Friesland ontmoet hebben, te gebruiken voor andere doeleinden. Hierbij valt te denken aan werven van deelnemers voor andere trainingsactiviteiten of het benaderen van opdrachtgevers voor andere hoofdaannemers provincie Friesland. Een uitzondering hierop is wanneer een voor Hospes Coaching/Weerbaar Friesland werkende trainer/collega-therapeut een deelnemer of opdrachtgever zelf heeft doorverwezen naar Hospes Coaching/Weerbaar Friesland. In dat laatste geval heeft zij/hij uiteraard het volste recht om deze personen te blijven benaderen.

  1. Mailadres

Jouw mailadres wordt niet gebruikt voor een nieuwsbrief. Het mailadres wordt alleen gebruikt in verband met communicatie over de voortgang en soms voor het aankondigen van nieuwe activiteiten.

  1. Audio, video-, en foto-opnamen

Soms worden er tijdens de trainingen of begeleidingen audio, video of foto-opnamen gemaakt, bijvoorbeeld om te verwerken tot educatief materiaal voor intervisie of met het oog op marketing-doeleinden. Soms worden opnames ook gebruikt om binnen het eigen gezin terug te laten zien. Dit wordt altijd van te voren aangekondigd en wij garanderen dat deelnemers die dit niet willen niet worden opgenomen. Bovendien leggen wij voor publicatie de opnames altijd voor de betreffende mensen voor en vragen schriftelijke toestemming om deze opnames te publiceren. Per opname wordt een overeenkomst opgemaakt waarin de reden staat, met wie deze opname wordt gedeeld en tevens de datum van wissing.

  1. Hoe wij jouw gegevens beveiligen

Wij vinden het belangrijk dat jouw persoonsgegevens zijn beveiligd tegen verlies of onbevoegde toegang tot persoonsgegevens. Daarom heeft Hospes Coaching en Weerbaar Friesland passende beveiligingsmaatregelen genomen.

  1. Profilering

Wij maken gedragsanalyses van de informatie die wij over jou verzamelen wanneer je de websites bezoekt. Dit doen wij om onze dienstverlening te kunnen verbeteren. Op de website worden cookies gebruikt om de online dienstverlening te verbeteren. Via cookies kunnen IP-adres en de systeeminformatie van het gebruikte apparaat worden verwerkt. Dit afhankelijk van het doel waarmee je de website bezoekt. Voor bezoek zonder inlog op ons systeem worden diverse gegevens eerst geanonimiseerd.

  1. Bedrijfsgeheimen

Trainers en mede-therapeuten van Hospes Coaching, onderaannemers van Hospes Coaching behandelen strategische informatie van deelnemers en opdrachtgevers strikt vertrouwelijk.

  1. Wijzing van de privacy policy

Wij kunnen deze privacy verklaring aanpassen. Als wij de privacy verklaring in belangrijke mate veranderen zullen wij een notificatie op onze website plaatsen, samen met de nieuwe privacy verklaring. Wij zullen gebruikers die met hun mailadres bij ons geregistreerd staan op de hoogte brengen bij wijzigingen. Als je niet geregistreerd staat als gebruiker, raden wij je aan de website en deze verklaring regelmatig te raadplegen.

  1. Jouw rechten

De gegevens die we van jou verzamelen zijn persoonlijk. Je hebt daarom de volgende rechten:

  • Je mag ons vragen om inzage in jouw gegevens
  • Je mag ons vragen om correctie, beperking of verwijdering van je gegevens
  • Je mag ons vragen om een kopie van jouw gegevens.
  • Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw gegevens.
  • Als je een klacht hebt over de verwerking van je persoonsgegevens, laat dit dan vooral aan ons weten. Mocht je er niet samen met ons uitkomen, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder. de Autoriteit Persoonsgegevens, als je denkt dat wij jouw gegevensonrechtmatig verwerken. LET OP. In sommige gevallen kunnen wij door wettelijke bepalingen niet alle gegevens verwijderen.
  1. Met wie delen we jouw persoonlijke gegevens?

Het komt voor dat andere partijen jouw gegevens van ons krijgen. Ze krijgen alleen de gegevens die noodzakelijk zijn om hun dienst te verlenen. Deze partijen gebruiken jouw gegevens alleen in overeenstemming met de instructies die wij geven en niet voor eigen doeleinden. Wij kunnen jouw gegevens bijvoorbeeld doorgeven aan:

  • Ons online facturatiesysteem, genaamd Moneybird
  • Ons digitale boekhoudsysteem, genaamd Moneybird
  • Ons bank, genaamd KNAB
  • Onze Register Accountant Jack Bosgraaf
  • Ons administratiekantoor Bentacera
  • Vecozo (online systeem voor zorg aanmelding en facturatie)
  • ZILLIZ
  • Sitiweb: hosting van onze website en internetdiensten
  • Microsoft Office365 office applicatie gebruik
  • Schleiffert advies & ondersteuning
  1. Privacy op de zorgnota

Op de zorgnota die je ontvangt staan de gegevens die door de zorgverzekeraar gevraagd worden, zodat je deze nota kan declareren bij jouw zorgverzekeraar.

  • Uw naam, adres en woonplaats
  • uw geboortedatum
  • de datum van de behandeling
  • een korte omschrijving van de behandeling, zoals bijvoorbeeld ‘integratieve Kindertherapie’, of ‘psychosociaal consult’
  • de kosten van het consult

Namens Hospes Coaching,

Geeske Hospes
Joure

 

Versie 2.1 datum 25.1.2021